Factures

La facture, c’est le document officiel que vos clients réclament : NINEA, TVA, échéance, tout y est. Dans ce chapitre, vous allez créer des factures professionnelles, les envoyer par email ou WhatsApp, suivre les paiements partiels et automatiser les relances. C’est le cœur de votre relation commerciale.

Vidéo à venir

Créer et gérer ses factures GestSen. La capture vidéo sera intégrée ici dès qu'elle sera disponible sur Cloudflare Stream.

Créer une facture

La numérotation est entièrement automatique : chaque facture reçoit un numéro unique au format FAC-YYYY-NNNN (par exemple FAC-2026-0007). Plus jamais de doublons ou de trous dans la séquence.

1. Ouvrez l’onglet Factures, puis touchez Créer une facture.
2. Sélectionnez le client (obligatoire).
3. Ajoutez vos articles : produit, variante, quantité. Vous pouvez aussi saisir une ligne libre sans produit.
4. Réglez la TVA (activée à 18 % par défaut, conforme à la réglementation sénégalaise) et la date d’échéance.
5. Touchez Créer la facture. Le numéro est généré automatiquement.

Le PDF inclut votre logo, votre NINEA, les coordonnées du client, le détail HT/TVA/TTC, et un tampon « PAYÉE » rouge dès que la facture est réglée.

Envoyer la facture

Directement depuis la carte de facture, sans ouvrir d’écran détaillé :

1. Icône PDF — télécharge le PDF, partageable via WhatsApp, email ou Bluetooth.
2. Email — envoie la facture à l’adresse enregistrée dans la fiche client (nécessite un SMTP configuré).
3. WhatsApp — envoie un message avec le récapitulatif de la facture (nécessite Twilio configuré dans Paramètres → Intégrations).

Suivre les statuts et les paiements

Une facture passe par plusieurs statuts, mis à jour automatiquement :

• Brouillon — créée, pas encore envoyée.
• Envoyée — transmise au client par email ou WhatsApp.
• Partielle — un acompte a été enregistré, il reste un solde dû.
• Payée — réglée intégralement (tampon rouge sur le PDF).
• En retard — échéance dépassée sans paiement complet.

Pour enregistrer un paiement partiel : ouvrez la facture → Enregistrer un paiement → saisissez le montant reçu et le moyen (espèces, Wave, Orange Money). La timeline de paiement affiche l’historique complet : dates, montants, moyens utilisés, notes.

Automatiser les factures récurrentes

Pour les abonnements ou les contrats mensuels (par exemple un restaurant qui facture un traiteur chaque mois), configurez une facture récurrente. GestSen génère automatiquement la facture chaque jour à 7h00 selon la fréquence choisie (hebdo, mensuelle, etc.).

Activer les rappels automatiques

Chaque matin à 8h00, GestSen envoie automatiquement :

• un message WhatsApp au client pour toute facture en retard de paiement ;
• un message WhatsApp pour toute facture due dans 3 jours.

Ces rappels ne fonctionnent que si WhatsApp (Twilio) est configuré. Sans cela, les factures en retard apparaissent simplement dans vos alertes tableau de bord.

Checklist

• Créé une facture avec numéro automatique FAC-YYYY-NNNN
• Vérifié la TVA (18 %) selon votre régime fiscal
• Téléchargé le PDF avec logo et NINEA
• Enregistré un paiement partiel avec son moyen
• Configuré une facture récurrente (si besoin)
• Activé les rappels WhatsApp pour les retards

Prochaine étape

Pour aller plus loin dans le recouvrement, découvrez le suivi global des créances et relances : balance âgée des débiteurs et relances WhatsApp en un tap.