Achats & fournisseurs

Réapprovisionner ne devrait pas être une corvée ni un terrain à erreurs. GestSen centralise vos fournisseurs, numérote vos bons de commande et — surtout — met le stock à jour tout seul à la réception. Ce chapitre vous montre comment créer un répertoire propre, passer une commande et enregistrer une livraison, partielle ou totale.

Vidéo à venir

Gérer ses fournisseurs et ses commandes d'achat. La capture vidéo sera intégrée ici dès qu'elle sera disponible sur Cloudflare Stream.

Construire son répertoire fournisseurs

Avant de commander, il vous faut un carnet de fournisseurs clair. Allez dans Paramètres → Fournisseurs.

1. Touchez + pour créer un fournisseur.
2. Renseignez Nom, Téléphone, Email et Adresse (ex. « Groupe Linge Téranga, HLM Grand Yoff »).
3. Enregistrez. Vous pourrez le modifier ou le supprimer à tout moment.

Les fournisseurs supprimés sont archivés en soft delete : ils disparaissent des listes actives mais restent dans l’historique des commandes pour la traçabilité comptable.

Créer un bon de commande

Une fois vos fournisseurs enregistrés, passez à la commande. Allez dans Paramètres → Achats (ou Achats), puis touchez +.

1. Sélectionnez le fournisseur dans votre répertoire.
2. Ajoutez les articles : recherchez chaque produit et saisissez la quantité commandée.
3. Indiquez le prix d’achat pour chaque ligne — c’est lui qui alimentera votre calcul de marge réelle.
4. Vérifiez le total, puis touchez Créer l’achat.

GestSen attribue automatiquement un numéro unique au format ACH-YYYY-NNNN (ex. ACH-2026-0007). Ce numéro vous sert de référence auprès du fournisseur et dans votre comptabilité.

Réceptionner une commande (totale ou partielle)

C’est ici que GestSen vous fait gagner le plus de temps : le stock se met à jour tout seul à la réception. Plus besoin d’ajuster le stock manuellement après une livraison.

1. Ouvrez la commande concernée dans Achats.
2. Touchez Marquer comme reçu (réception totale) ou Réception partielle.
3. En cas de réception partielle, saisissez la quantité effectivement reçue pour chaque ligne.
4. Validez.

Le stock de chaque produit est augmenté automatiquement du montant reçu, et un mouvement d’entrée est tracé dans l’historique de stock.

Suivre l’état de vos commandes

Chaque bon de commande affiche un statut clair :

• En attente — commande créée, rien n’a encore été reçu.
• Partiellement reçu — une partie de la marchandise est arrivée.
• Reçu — la commande est intégralement livrée et le stock à jour.

Suivre le coût d’achat pour la marge réelle

À chaque réception, le coût unitaire enregistré sur la ligne d’achat est conservé sur le mouvement de stock. Vos rapports de marge par produit s’appuient donc sur le dernier coût connu, pas sur une estimation figée.

Checklist des achats et fournisseurs

Avant de passer au chapitre suivant, vérifiez que vous avez :

• Créé les fiches de vos fournisseurs principaux
• Noté les conditions de règlement et délais de chacun
• Passé un premier bon de commande numéroté
• Enregistré une réception (partielle ou totale) et vérifié la mise à jour du stock
• Renseigné des prix d’achat exacts pour des marges fiables

Prochaine étape

Vos approvisionnements sont au carré — passons à la caisse rapide, le cœur de votre quotidien, où vous allez encaisser en quelques secondes et envoyer le reçu par WhatsApp.